Adquisiciones de emergencia
Procedimientos de contratación de emergencia:
La Ordenanza del Condado relativa a las Compras establece que:
"Las compras de emergencia pueden ser realizadas por cualquier persona o funcionario autorizado para firmar requisiciones cuando el Agente de Compras o cualquiera de sus asistentes en los Servicios de Compras de la GSA autorizado para realizar compras no esté inmediatamente disponible y el artículo o artículos así adquiridos sean inmediatamente necesarios para el funcionamiento continuado de la oficina o departamento implicado, o sean inmediatamente necesarios para la preservación de la vida o la propiedad."
Técnicamente, una necesidad urgente es aquella que no podía preverse. EL HECHO DE NO SOLICITAR A TIEMPO NO CONSTITUYE UNA EMERGENCIA VÁLIDA.
En caso de que la necesidad de emergencia surja durante el horario laboral, el departamento puede ponerse en contacto con Compras para obtener un número de pedido de compra por teléfono. El departamento solicitante deberá proporcionar la siguiente información cuando llame por teléfono para solicitar una orden de compra de emergencia:
- Número de organización
- Número RX
- Nombre del vendedor
- Descripción y cantidad del material o servicio solicitado
- Importe estimado de la compra
La Ordenanza del Condado relativa a las Compras establece además que:
"Dichas compras de emergencia deberán ser aprobadas y confirmadas posteriormente por el Agente de Compras o, si éste rechaza dicha confirmación, la Junta de Supervisores podrá aprobar y confirmar posteriormente dicha compra por el voto de las cuatro quintas partes de los miembros presentes en cualquiera de sus reuniones ordinarias". A menos que dichas compras sean aprobadas y confirmado por el Agente de Compras o la Junta de Supervisores, los costes de la misma no se interpretarán como una carga legal contra el Condado."
Los empleados que incumplan estas normas básicas corren el riesgo de convertirse en responsables personales de sus compras.
Cuando se haya efectuado una compra de emergencia, el departamento deberá hacer un seguimiento inmediato con una requisición del artículo o artículos adquiridos, incluyendo una descripción detallada del artículo o artículos, información sobre el precio exacto y, si es posible, una copia de una factura o recibo. Toda solicitud de una Orden de Compra de Emergencia superior a $5.000,00 deberá ir acompañada de una justificación por escrito de la necesidad de efectuar la compra con carácter de emergencia.. Al crear su requisición (RX) añada una línea de productos básicos y en el campo descripción introduzca "Confirmando solicitud para PC de emergencia" seguido del número de once dígitos del PC de emergencia.
Formulario de justificación de emergencia: