Almacén de archivos
ALMACENAMIENTO DE ARCHIVOS
Solicite, envíe y gestione sus expedientes con nuestro sencillo portal en línea. También utilizamos el sistema de mensajería del condado para entregar y recibir sus expedientes de forma segura.
ALMACÉN COMARCAL
El almacenamiento de sus archivos en nuestras instalaciones nos permite procesar rápidamente sus pedidos, la mayoría de los cuales se entregan en un plazo de 24 a 48 horas, o menos. También disponemos de servicios urgentes.
PLANES DE RETENCIÓN
Utilizando los calendarios de retención, podemos ayudarle a ahorrarse los gastos de almacenamiento a largo plazo de los registros obsoletos devolviéndolos o triturándolos de forma segura con su aprobación firmada.
Almacenamiento seguro de registros
Los registros se conservan en el Edificio de Servicios Generales del Centro de Gobierno en un entorno seguro.
OneilOrder ahorra tiempo y costes
La agilización de la introducción de datos a través del portal web reduce los plazos de entrega y las redundancias, y genera ahorros materiales e inmateriales.
Pedidos por Internet
Visualice, solicite, gestione y envíe expedientes al Almacén de Expedientes a través de un portal web fácil de usar.
Destrucciones programadas
En función de los calendarios de conservación, el Registro destruirá o devolverá sus documentos, pero SÓLO con la aprobación firmada.
Formación in situ
Ofrecemos sesiones de formación in situ para todos los clientes nuevos o en transición al nuevo sistema de pedidos.
Entrega por mensajero
Reciba, devuelva y presente sus expedientes utilizando el fiable servicio de mensajería del Condado.
Documentos y apoyo
¿Necesita formación para OneilOrder?
Para solicitar formación sobre el uso del portal web OneilOrder para pedir, ver, editar y/o introducir nuevos registros, por favor descargar y completar el formulario de solicitud de formación del menú anterior y envíelo por correo electrónico a GSA.Records@ventura.org.
Nuestras áreas de ayuda más solicitadas:
Falta OK, o el botón SELECT
Hay algunos menús que, cuando se abren, no ofrecen la opción de Aceptar o Seleccionar para confirmar su elección, sobre todo el campo PRIORIDAD al realizar un pedido de entrega. Para continuar, simplemente haga clic con el botón derecho del ratón en su selección y haga clic en OK en las opciones que aparecen. En caso de duda, haga clic con el botón derecho del ratón.
Error de compatibilidad conocido
En algunos casos, Internet Explorer no cargará y/o mostrará correctamente la página OneilOrder después de enviar su contraseña. Si se ve afectado por este error, intente acceder a la página a través del navegador Chrome o Firefox. Es posible que tenga que ponerse en contacto con el departamento de informática para solicitar la instalación de uno de estos programas si aún no se encuentra en su sistema.
Si se encuentra con otros errores que no figuran en la lista anterior, no dude en CONTACTO de asistencia.
¿Necesita servicios de almacenamiento de documentos?
Almacén de discos
Si necesita almacenar documentos, el Almacén de Registros de la GSA es la solución que está buscando. Situado en el edificio de servicios de la GSA en el campus en 800 South Victoria Avenue, utilizamos el sistema de mensajería del Condado para que sus registros sean recogidos o entregados en 24-48 horas, si no antes. También permitimos visitas in situ, para que pueda venir a ver sus registros tan pronto como los saquemos. La entrega urgente y las visitas urgentes in situ también están disponibles según sea necesario.
Portal web
Hemos puesto en marcha un nuevo portal web llamado OneilOrder, que permite a nuestros clientes solicitar fácilmente sus registros, así como gestionar sus detalles, como la descripción, la fecha de destrucción, los códigos de las series de registros y casi todos los demás datos. La introducción de los datos de los nuevos registros a través de este portal también ha dado lugar a la reducción de pasos redundantes, eliminando las tasas de introducción de datos y ahorrando dinero al condado, además de reducir el tiempo de tramitación necesario para recibir nuevos contenedores.
Formación
Estamos encantados de ofrecer formación a todos los nuevos usuarios del sistema OneilOrder para garantizar que se sientan cómodos con sus funciones y usos, así como una sesión de actualización para cualquiera que lo solicite. La formación dura menos de 2 horas y se imparte en su oficina o puesto de trabajo, con sesiones individuales o en grupo. Si ya almacena documentos con nosotros y aún no ha recibido formación, visite la página Solicitar formación y le crearemos una cuenta en el portal web y programaremos una fecha para la formación. Si aún no almacena documentos en el Almacén de documentos de la GSA, continúe hacia abajo, donde encontrará la información necesaria para empezar a almacenar sus documentos con nosotros.
Calendario de conservación
El GSA Record Center proporciona una plataforma de gestión de políticas de retención que es fácil de usar y configurar para garantizar políticas y programas de retención adecuados. Una serie de retención gestionada aporta orden y seguridad a sus registros, a la vez que proporciona cumplimiento con las ordenanzas del condado y la ley estatal. La gestión de riesgos se mejora con la capacidad de congelar e identificar registros implicados en descubrimientos o litigios. Con informes y acciones programadas, GSA puede guiarle para revisar y aprobar destrucciones confidenciales reduciendo costes y liberando un valioso espacio de oficina.
Tenga en cuenta que no se destruirá ningún expediente sin la aprobación firmada de las personas autorizadas para ello. Cuando un expediente es "Destruido" del almacén, eso no siempre significa una destrucción física. Llamamos a esto disposicióny podemos procesar las destrucciones como una destrucción física, o podemos extraer los registros y devolverlos a las personas apropiadas, según la disposición declarada en el calendario de conservación a través del código de la serie de registros.
Primeros pasos
Si está interesado en almacenar sus archivos en el Almacén de Archivos de la GSA, rellene el Cuestionario de necesidades de almacenamiento que figura a continuación y envíelo por correo electrónico a GSA.records@ventura.orgy en breve nos pondremos en contacto con usted. También puede solicitar una visita a nuestras instalaciones enviándonos un correo electrónico a la dirección anterior.
Solicitar formación
Estamos encantados de ofrecer formación a todos los nuevos usuarios del portal web OneilOrder para garantizar que se sientan cómodos con sus funciones y usuarios, así como ofrecer sesiones de actualización para cualquiera que lo solicite. La formación dura menos de 2 horas y requiere un ordenador con acceso a la intranet. Preferiblemente, se impartirá en el puesto de trabajo en el que se realicen los pedidos o se envíen los documentos, aunque puede realizarse en una sala de conferencias o en cualquier otro lugar para grupos más grandes cuando sea necesario. También podemos organizar varias sesiones para adaptarnos a los horarios de los participantes.
El portal le permite ver sus registros y sus detalles asociados, hacer pedidos de registros y añadir los detalles de nuevas cajas en una ventana formateada en lugar de una hoja de transferencia en PDF. Este software también le permitirá editar cualquiera de los detalles de sus registros actuales según sea necesario, por ejemplo, si desea ampliar la Fecha de Destrucción o añadir anotaciones adicionales. La ventaja de que se trate de un portal web es que puede iniciar sesión con sus credenciales desde cualquier ordenador de la intranet del Condado sin necesidad de instalar software adicional.
El sistema es bastante sencillo, con una función de pedido similar a la que se puede encontrar en amazon.com o sitios similares que utilizan un carrito y filtros de artículos. Sin embargo, si te encuentras en una situación en la que necesitas ayuda, este sitio web cuenta con una página de soporte que se encuentra AQUÍ que contiene nuestra Guía de inicio rápido de OneilOrder y algunos consejos. También puede llamarnos o enviarnos un correo electrónico con cualquier pregunta o ayuda que pueda necesitar.
Si te interesa la formación y eres:
Si ya tiene contenedores con nosotros, descargue y rellene el formulario Solicitar formación y envíelo por correo electrónico a GSA.records@ventura.org.
Si todavía no ha almacenado nada con nosotros, consulte nuestro "Necesidad de almacenamiento" para obtener más información sobre cómo empezar a enviar sus registros al Almacén de Registros de la GSA.
Centro de Escaneado GSA / AIM
Para obtener información sobre el Centro de Escaneado GSA y sobre cómo su oficina podría beneficiarse de los servicios que ofrece, consulte la siguiente lista de funciones y contacto:
Apoyo empresarial de GSA
Joshua.Gannon@ventura.org
Oficina: (805) 662.6863
Capacidades de AIM
Mejora/automatización de los procesos AP
Acerca de GSA Records
Póngase en contacto con nosotros
Estamos ubicados en el campus, en el 800 South Victoria Ave en Ventura, en el GSA Service Building.
ONEILORDER
Para solicitar registros almacenados, ver, gestionar o enviar nuevos contenedores al almacén,
Conéctese al portal web, OneilOrder.
FORMACIÓN
Para solicitar formación para el uso del portal web OneilOrder, por favor Descargar
y rellene Formulario de solicitud de formación, y enviarlo a GSA.Records@ventura.org.
NUEVAS CAJAS DE DISCOS VACÍAS
Para pedir nuevas cajas de almacenamiento de registros GSA (# 60-Box),
envíe un correo electrónico GSAStore.Surplus@ventura.org e indicar:
- Su nombre y departamento,
- Su unidad presupuestaria,
- El número de "#60-caja" solicitaron los contenedores,
- Su correo marrón o dirección de entrega.